Tak dużo zleceń, a tak mało czasu — organizacja pracy dla tłumaczy

Agnieszka Chęcińska

Freelancing, Porady, Tłumaczenia

Brak komentarzy do Tak dużo zleceń, a tak mało czasu — organizacja pracy dla tłumaczy

Terminowość dla tłumaczy jest niezwykle ważna — to właśnie fakt, czy potrafimy oddać zlecenie na czas, w znacznej mierze decyduje o tym, jak bardzo ufają nam klienci i jak radzimy sobie w branży.

Jeszcze nie tak dawno temu moja praca ograniczała się do dwóch czynności: tłumaczenia i odpowiadania na maile. Nie przywiązywałam większej wagi do tego, jak właściwie pracować, najważniejsze było po prostu wykonanie zlecenia — dobrze i na czas. Ale zmiana trybu pracy i dywersyfikacja klientów wpłynęła również na to, nad czym i jak pracuję. Duże, długoterminowe zlecenia pozwalają mi odetchnąć od żonglowania tzw. drobnicą, ale jednocześnie wymagają ode mnie zupełnie innego planowania. W każdym przypadku efekt końcowy ma być jednak taki sam: zadowolony klient. Jak w takim razie radzić sobie ze zleceniami, klientami, masą mejli i wszystkim tym, czego wymaga codzienna praca tłumacza? Oto moja perspektywa.

1. Planowanie pracy

Excel, Kalendarz Google, karteczki samoprzylepne, Google Docs, notatki w telefonie, kalendarz kieszonkowy, kalendarz biurkowy, nawet kalendarz ścienny. Zapisywałam wszystko i wszędzie, co wprowadzało większy chaos niż pozwalało mi się zorganizować. Ostatecznie wybrałam planner tygodniowy i tego od kilku lat się trzymam.

Planowanie pracy nie tylko pozwala mi zapamiętać, co faktycznie mam zrobić, ale też pozwala mi utrzymać kontrolę nad wieloma zadaniami. Każdy dzień w pracy rozpoczynam od sprawdzenia, co mam zapisane w kalendarzu, i każdy dzień kończę, sprawdzając, co czeka mnie jutro. Planuję też co muszę zrobić w danym tygodniu i co chciałabym zrobić.

Planowanie dnia to nie tylko zapisywanie obowiązków do wykonania, ale też ustalanie, kiedy i jak najlepiej się pracuje. Na przykład: kiedy moja produktywność jest największa? Doświadczenie nauczyło mnie, że najlepiej tłumaczy mi się od rana do ok. 14:00. Później wszystko idzie mi wolniej. Zostawiam wtedy ostatnie godziny pracy na inne obowiązki: fakturowanie, odpowiadanie na zaległe wiadomości, porządkowanie zleceń, klientów itp.

2. Ustalanie priorytetów

Zgodnie z poradą Marka Twaina — dzień najlepiej zacząć od zjedzenia żaby, czyli zrobienia najmniej przyjemnej rzeczy. Dla mnie taką żabą są zlecenia z krótkim terminem, tłumaczenia, które nie są interesujące (niektóre projekty są po prostu nudne, co począć) czy sczytywanie własnej pracy. Po wykonaniu takich przykrych obowiązków mam czysty umysł i mogę się zabrać do tego, co jest przyjemniejsze.

3. Porządkowanie skrzynki

Majle, zaraz po tłumaczeniu, zabierają mi najwięcej czasu w pracy. Wypracowanie systemu, który pozwoliłby mi na swobodne zarządzanie wiadomościami, zajęło mi trochę czasu, ale o to jest, najprostszy system świata! Po wielu próbach stwierdziłam, że najlepiej odpowiadać w miarę na bieżąco — inaczej nie do końca mogę skupić się na pracy, chyba po prostu dopada mnie FOMO (w kontekście bogatego życia mojej skrzynki pod moją nieobecność). Przypuszczam też, że klienci i PM-i woleliby otrzymać odpowiedź na zapytanie możliwie jak najszybciej. Zdaję sobie jednak sprawę, że inni tłumacze wolą skupić się na pracy „ciągiem”, a skrzynkę sprawdzać tylko od czasu do czasu.

Mam przygotowany zestaw szablonów odpowiedzi, a wszystkie wiadomości w skrzynce oznaczam odpowiednią etykietą: np. „zlecenie”, „potencjalne”, „faktura” itp. GSuit jest świetny, jeśli chodzi o etykiety, więc znacznie łatwiej jest mi uporządkować wiadomości i wyszukiwać to, czego akurat potrzebuję. Każdy zakończony wątek archiwizuję, dzięki czemu w oknie bieżących wiadomości mam tylko kilka zamiast ponad 2000 jak dawniej. Wiem też, że wiele osób czuje się przytłoczonych nieustannie „zawaloną” skrzynką. Warto więc wypracować sobie system, który nas trochę odciąży.

4. Ustalanie godzin i miejsca pracy

Większość tłumaczy pracuje w ramach freelancingu, którego główną zaletą jest przecież to, że można pracować, kiedy i gdzie się chce. I myślę, że to jednocześnie największa pułapka takiej formy, bo wymaga przecież ogromnej samodyscypliny, a do tego w pewnym sensie po prostu zawsze jest się w pracy. Dla mnie był to duży problem, więc musiałam znaleźć system, który pozwoliłby mi wyraźnie oddzielić życie zawodowe od prywatnego. Ostatecznie ustaliłam, że pracuję tylko do 16/17. Po tej godzinie nie sprawdzam mejli, wyłączam Tradosa i po prostu kończę pracę na dany dzień. Miałam dużo obaw, czy brak ciągłej dostępności nie wpłynie negatywnie na moją pracę, czy klienci nie przejdą do kogoś, kto może zrobić im zlecenie w piątek wieczorem. Na szczęście nic takiego się nie stało i unormowana praca znacznie lepiej wpływa na to, jak zarządzam całą swoją firmą.

Znalezienie miejsca, w którym łatwiej nam się skupić, też jest niezwykle ważne. Przez wielu zachwalana praca w domu dla mnie była udręką (po pierwsze ciągle jesteś w domu, a po drugie w tym domu jest PS4). Coworking skutecznie pozwolił mi przejść na tryb dom-praca.

5. Przydatne narzędzia

LSP.expert – o tym narzędziu pisałam tutaj. To mój główny sprzymierzeniec w walce o porządek wśród zleceń, klientów i faktur.

Pomodoro – to właściwie technika mierzenia czasu w taki sposób, aby pamiętać o przerwach. Tutaj można znaleźć 10 najlepszych apek tego typu. Ja zamiast pomodoro używam na telefonie aplikacji, która przypomina mi o piciu wody — co godzinę robię sobie więc krótką przerwę (i piję wodę!).

Asana – zanim zaczęłam korzystać z LSP.expert, długo planowałam w Asanie. Bardzo przyjemne i intuicyjne narzędzie.

Lista zadań w Google/GSuite – najprostsze narzędzie dostępne na bocznym prawym pasku skrzynki w Google, które potrafi uratować mi życie. Zapisuję tam krótkie „to-do”, kiedy nie mam przy sobie plannera. Listę widać bezpośrednio z poziomu poczty.

A wy jakie macie sposoby na skuteczne zarządzanie codzienną pracą?


Jesteś początkującym tłumaczem i nie wiesz, jak zacząć pracę w branży? Zobacz tutaj!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *